6 heures par semaine perdues à rien : le vrai coût du suivi bricolé pour un coach
Il y a quelques mois, j'ai eu une conversation avec une collègue coach qui m'a demandé comment je m'en sortais avec le suivi de mes sportifs.
Je lui ai répondu que ça me prenait du temps, mais que c'était normal. Elle a hoché la tête. On a changé de sujet.
On n'a pas creusé. Parce que "ça prend du temps" est devenu la réponse normale dans notre métier. Comme si c'était inévitable. Comme si c'était le prix à payer pour bien faire son travail.
Je ne le crois plus.
Et je pense qu'en lisant cet article jusqu'au bout, toi non plus tu ne le croiras plus. Pas parce que j'ai une formule magique. Mais parce qu'on va poser les chiffres sur la table — honnêtement, semaine par semaine. Et les chiffres, quand tu les vois clairement, ont tendance à changer d'avis.
La semaine type d'un coach avec 10 à 12 clients
Tu as 11 sportifs actifs. C'est une belle activité, tu travailles sérieusement, tu factures correctement. Quelqu'un de l'extérieur regarderait ton agenda et verrait un coach qui réussit.
Voilà ce que cette semaine ressemble vraiment, côté administratif et suivi.
Lundi matin, avant de démarrer : tu envoies tes messages de prise de nouvelles. WhatsApp, groupe ou individuels selon tes habitudes. Il faut les personnaliser un minimum — tu ne peux pas envoyer le même texte à tout le monde, ça ne se fait pas. Marc a eu une compétition samedi, tu lui demandes comment ça s'est passé. Julie a dit la semaine dernière qu'elle était fatiguée, tu fais le suivi. Thomas est sur une préparation, tu vérifies son état. Neuf messages différents, neuf formulations légèrement adaptées.
Dans la journée : les réponses arrivent. Pas toutes en même temps. Paul répond à 14h47. Camille à 17h23. Lucas pas avant le lendemain matin. À chaque réponse, tu rouvres la conversation, tu lis, tu te rappelles le contexte de ce sportif, tu decides si tu dois ajuster quelque chose, tu réponds ou pas.
Mercredi : tu dois remettre à jour tes suivis. Tu ouvres Google Sheets. Tu retrouves l'onglet "Sébastien" — tu avais noté quelque chose la semaine dernière, tu te rappelles plus exactement quoi, tu parcours les lignes. Tu mets à jour deux colonnes. Tu fais pareil pour quatre autres sportifs. Parfois tu tombes sur des incohérences — la date de la dernière séance ne correspond pas à ce que tu avais noté ailleurs.
Vendredi, avant les séances : tu essaies de te remémorer où en est chacun. Tu ouvres Notion si tu as eu le courage de le tenir à jour cette semaine. Tu regardes tes notes de la dernière séance. Tu relis les échanges WhatsApp pour capter ce que tu aurais pu manquer. Tu essaies de construire une image mentale de l'état de chaque sportif — fatigue, moral, avancée dans l'objectif.
C'est ce qui s'appelle "préparer ses séances". Dans ta tête, tu le fais en 15 minutes. Dans la réalité ?
Le comptage honnête
Je t'invite à faire l'exercice. Pas en imaginant — en notant vraiment la prochaine fois que tu passes par chacune de ces étapes.
Messages de prise de nouvelles (envoi + personnalisation) : en moyenne 3 à 4 minutes par sportif si tu le fais sérieusement. Avec 11 sportifs : entre 35 et 45 minutes.
Lecture et traitement des réponses : les réponses arrivent de façon dispersée sur 24 à 48h. Rouvrir l'app, lire, contextualiser, décider de la suite, refermer, revenir plus tard pour les retardataires. Compter 2 à 3 minutes par sportif, réparties sur plusieurs plages. Avec 11 sportifs : 25 à 35 minutes.
Mise à jour des outils de suivi (Sheets, Notion, notes papier selon ce que tu utilises) : si tu le fais sérieusement et pas uniquement pour les grosses mises à jour, entre 5 et 10 minutes par sportif par semaine. Avec 11 sportifs : 55 minutes à 1h50.
Préparation des séances (relecture du contexte, état du sportif, ajustements de programme) : entre 10 et 20 minutes par sportif selon la complexité de son suivi. Avec 11 sportifs : 1h50 à 3h40.
Temps de friction et de recherche (retrouver un message, recroiser des informations entre deux outils, chercher la dernière note sur un sportif) : difficile à estimer, mais en dessous de 45 minutes par semaine c'est rare si tu utilises plusieurs outils non connectés entre eux.
Total bas : 4h30 Total haut : 7h30
La plupart des coachs que je connais se situent entre les deux. Autour de 5h30 à 6h par semaine en moyenne, si on est honnêtes.
Et ce temps-là, tu ne le factures pas.
Le coût caché en euros
Six heures par semaine. Ça paraît acceptable, dit comme ça. Jusqu'à ce qu'on le mette en regard de ce que tu factures.
Tu factures 100 € la séance. C'est ton tarif normal, légitime, celui que tu assumes.
Six heures à 100 €, c'est 600 € de temps non facturé par semaine.
Sur un mois : 2 400 € disparus dans des messages WhatsApp, des onglets Excel et des allers-retours sur Notion.
Sur un an : 28 800 € de travail non facturé.
Je ne dis pas que tu pourrais facturer toutes ces heures — le temps administratif fait partie du métier. Mais la question n'est pas là. La question est : est-ce que ce temps te génère quelque chose ? Est-ce qu'il produit une vraie valeur — pour toi, pour tes sportifs ?
Si après 6 heures de suivi hebdomadaire tu arrives en séance avec une image floue de l'état de tes sportifs, avec des données dispersées dans quatre outils différents, avec un sentiment d'avoir fait le minimum mais pas vraiment bien — alors ces 6 heures sont du temps perdu. Pas du temps investi.
Il y a une différence entre travailler beaucoup et travailler bien.
Ce que ces heures auraient pu servir
Six heures par semaine, c'est beaucoup. C'est presque une journée entière. Voilà ce que tu pourrais en faire autrement.
Acquérir un nouveau client. Six heures de prospection ciblée — une story Instagram bien pensée, un post LinkedIn qui raconte une vraie situation, un message à deux anciens clients pour reprendre contact. Le coût d'acquisition d'un client, en temps passé, c'est souvent bien en dessous de 6 heures si tu le fais vraiment.
Te former. Une certification en préparation mentale, un module en programmation en force, un webinaire sur la nutrition sportive. Ce que tu apprends se revend ensuite dans ta prestation et dans ta légitimité.
Créer du contenu. Un article, trois stories, deux posts LinkedIn. Du contenu qui travaille pour toi quand tu dors. Six heures de suivi WhatsApp, ça ne génère rien en retour. Six heures de contenu bien ciblé peut attirer plusieurs clients.
Simplement récupérer. Le burnout du coach indépendant est réel. Il arrive souvent sans prévenir, sur fond d'une accumulation de petites tâches chronophages et invisibles. Récupérer, c'est aussi un investissement.
Ce que je veux dire avec tout ça, c'est que le suivi bricolé a un coût d'opportunité. Ce n'est pas juste du temps passé — c'est du temps que tu n'utilises pas pour ce qui compte vraiment.
La vraie question
Je ne suis pas en train de te dire que tu dois arrêter de suivre tes sportifs entre les séances. C'est exactement ce qu'il faut faire. Le suivi entre les séances, c'est là que se joue une grande partie de ta valeur en tant que coach.
La question, c'est : comment tu le fais.
Parce qu'il y a une différence entre un suivi bricolé qui te coûte 6 heures par semaine pour un résultat flou, et un suivi structuré qui te demande 45 minutes pour avoir une image précise de chacun de tes sportifs.
La différence, c'est la structure. C'est avoir un endroit unique où les données arrivent, se croisent, et te parlent — sans que tu aies à les chercher, les rassembler, les interpréter toi-même dans WhatsApp.
Ce que tu ferais en 6 heures de bricolage, un système bien conçu te le donne en quelques minutes. Le temps que tu économises, tu le réinvestis là où tu as réellement de la valeur.
Et toi ?
Fais le calcul honnêtement. Prends la prochaine semaine, chronomètre chaque plage que tu passes sur le suivi de tes sportifs — messages, mise à jour des outils, préparation des séances, recherche d'informations.
Additionne tout. Multiplie par ton taux horaire. Et demande-toi si ce temps produit quelque chose qui en vaut la peine.
Si oui, tant mieux. Si non, la question se pose alors de comment faire autrement.
Manon Gaulard est préparatrice physique et mentale certifiée, cofondatrice de Teeltrack. Elle accompagne des sportifs en Hyrox et dans d'autres disciplines depuis plus de 5 ans.